Megosztás

Gyűlések, amivel céljaink felé indulhatunk

Henry Martyn Robert egy végeérhetetlen értekezleten ült, ahol a nagyszájúak beszéltek, a komolyabb gondolkodók tartottak a hangos megszólalástól és a csoport nem jutott előre semmiben.

Minden 6 évesnél idősebb tisztában van Robert érzéseivel. Valamennyien ültünk már végig semmibe vesző értekezleteket és konferenciákat. És bár általában ennél grandiózusabb témákról írok, a gyűlések jobbá tétele minden szakma alapvető eleme.

A legzavaróbb valószínűleg az volt Robert számára, hogy a massachusetts-i New Bedford gyűléséért ő volt a felelős. A West Pointban végzős hallgatójaként és az Egyesült Államok hadseregének műszaki tisztjeként tudta, hogy elemezzen problémákat, hogy adjon parancsokat. De ez egy nyilvános ülés volt olyan civilekkel, akikre nem tudta a katonai fegyelmet ráerőltetni.

14 elvesztegetett óra után Robert úgy döntött, addig soha nem tart civil gyűlés, amíg meg nem tanulja a parlamenti eljárásokat. Azokat a szabályokat viszont alkalmatlannak és következetlennek találta.

Így aztán saját szabályokat alkotott és 1876-ban kiadta a "Tanácskozó Testületek Eljárásrendjének Kézikönyve"-t.

Ma, 11-dik kiadását megérve, "Robert Eljárásrendje" segítséget ad a hatékony és határozatképes gyűlések levezetéséhez. A szabályok annyira könnyen tanulhatók és betarthatók, hogy iskolások is alkalmazzák. Csak kérdezzük meg erről a houstoni Ted Weisgalt, a Robert Szabályai Gyerekeknek szerzőjét, aki felnőtteket és gyerekeket is tanít.

Az első lépés annak pontos meghatározása, miért van szükség a gyűlésre, majd a lehető legkevesebb, általában max.12 ember összehívása.

"Tudni kell mi a cél, és ahhoz tartani kell magunkat," mondja Weisgal. "Alapvető fontosságú olyan kislétszámú gyűlést tartani, ahol mindenki hasonlóképpen gondolkodik. ... Csak olyanokra van szükség, akik ugyanazért a célért állnak ki."

Ezek a kis gyűlések, amiket a kézikönyv bizottságoknak nevez, nagyrészt kötetlenek és mindenkinek a részvétel lehetőségét nyújtják. Weisgal a körben ülést javasolja, ahol mindenki szemkontaktusban lehet a többiekkel, a munka során pedig a folyamatosan körbe haladást, hogy mindenki szót kaphasson.

"Az első körben néhányan passzolni fognak, amikor rájuk kerül a sor, de aztán meghallanak valamit, ami ötletet ad, és a következő körben már lesz mondanivalójuk" mondja Weisgal. "Robert szerint nem kell időhatárt szabni a vitának. A teljes gondolatfolyamra szükségünk van."

Bár lehet, hogy ez riasztóan hangzik, Weisgal szerint a határozott céllal rendelkező kislétszámú csoport elutasítja a fölösleges, hosszú hozzászólásokat. Aki felszólal, tudja, hogy más is a sorára vár.

"Ha nem körben haladunk, lesz olyan, aki uralja a beszélgetést, és lesz néhány olyan típusú ember is, akinek nagyszerű ötletei vannak, de nem fog harcba szállni a szóért" - magyarázza Weisgal.

Ha mégis problémát jelentenek a hosszú monológok, a szabályok javasolnak megoldást.

"Robert kézikönyve azt mondja, hozhatunk egyedi szabályokat, az egyik pl. lehet az, hogy senki nem beszélhet egy alkalommal 3 percnél hosszabb ideig, viszont a következő körben természetesen megint szót kap.”

A másik saját szabály pl. korlátozhatja az elektronikus eszközök használatát. A gyűlés célja, hogy mindenki egyetlen problémára koncentráljon, és a mobil eszközök kibúvót jelentenek ez alól.

Valószínűleg a szórakozottság az oka, hogy a résztvevők annyira különböző gondolatokkal távoznak egy gyűlésről. Ezért sok vezető jegyzetelésre kér valakit, majd körbeküldi a jegyzőkönyvet, hogy meggyőződjön arról, mindenki egyetért az elhangzottakkal.

"Bár valamennyien gyűlöljük azokat az unalmas alakokat, akik végigmorognak egy megbeszélést, vagy azt a nyalizót, aki jó pontokat próbál szerezni a főnöknél, a valódi nagyszájú a legtöbb rossz gyűlésen mégis a vezetőjük”, mondja Weisgal.

"Neki a zenekar karmesterének kellene lennie, és nem hangszeren kell játszania" mondja Weisgal. A gyűlés vezetőjének nem kellene a figyelem középpontjában állnia, ami pedig gyakran előfordul.

"Aki elnököl a gyűlésen, az uralja a megbeszélést. Valaki beszél, az elnök válaszol, aztán másvalaki beszél, az elnök válaszol, majd egy harmadik személy beszél, az elnök válaszol," mondja Weisgal. "Ez rettenetes, és emiatt utálják az emberek a gyűléseket."

Jobb módszer a résztvevők számára, ha mindenki szót kap, mielőtt a vezető reagál. Az eredményesség javítása érdekében Weisgal azt javasolja, hogy a főnök előzetesen beszéljen négyszemközt a résztvevőkkel, hogy megértse, mit várnak a gyűléstől és miben szeretnének közreműködni.

"Főnökként kiválasztanám azokat a dolgokat, amit én vagy a munkatársak a legfontosabbnak tartanak" - mondja.

Robert Szabályait Weisgal felnőtteknek tanítja a Leisure Learning Unlimited-nél és mindenféle korú diáknak a Houston környéki iskolákban. Azt mondja, a szabályok ismerete a gyűlések vezetésén túl kritikus gondolkodásra is tanít.

Sokak szerint a szabályok bonyolultak és korszerűtlenek. De amikor legközelebb végigülsz egy rosszul vezetett gyűlést, jusson eszedbe, hogy a szabályokban az a bölcsesség van összegyűjtve, ami javíthat a gyűléseken. És annyira egyszerűek, hogy Weisgal harmadikosai is használják őket.

irta: Chris Tomlinson

fordította: Ginter Zsuzsa

forrás: Huston Cronicle, 2015. december 25.

Kapcsolódó oldalak:

 


Látógatóink